Regały do archiwum a BHP – jak bezpiecznie przechowywać dokumentację firmową?

Dobrze zorganizowane archiwum firmowe powinno zapewniać nie tylko łatwy dostęp do dokumentów, ale również bezpieczne warunki pracy. Segregatory, pudła archiwizacyjne, księgi i dokumentacja zbiorcza mogą tworzyć znaczne obciążenie półek, a przy dużej liczbie regałów także całej posadzki lub stropu.

Dlatego wybór regałów do archiwum nie powinien sprowadzać się wyłącznie do sprawdzenia wymiarów i ceny. Trzeba uwzględnić również nośność, stabilność konstrukcji, sposób rozmieszczenia dokumentów, szerokość przejść oraz możliwość późniejszej rozbudowy archiwum.

Jak zaplanować bezpieczne i funkcjonalne archiwum firmowe?

1.Jakie przepisy mają znaczenie przy organizacji archiwum?

Podstawowe wymagania dotyczące bezpiecznego składowania materiałów wynikają z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy dotyczące magazynowania wymagają m.in. takiego organizowania składowania, aby nie przekraczać dopuszczalnych obciążeń oraz zapewnić bezpieczne rozmieszczenie materiałów.

W przypadku stalowych urządzeń do składowania istotnym dokumentem technicznym jest także PN-EN 15635:2010 – „Stalowe statyczne systemy składowania – Zastosowanie i utrzymanie urządzeń do składowania”. Norma dotyczy zagadnień związanych z bezpiecznym użytkowaniem i utrzymaniem stalowych systemów składowania. Jej zakres obejmuje przede wszystkim bezpieczeństwo konstrukcyjne podczas eksploatacji, dlatego przy ręcznie obsługiwanych regałach archiwalnych należy zawsze uwzględnić również konkretny typ konstrukcji oraz zalecenia producenta.

2.Nośność regałów archiwalnych – dlaczego jest tak ważna?

Dokumenty potrafią być znacznie cięższe, niż wydaje się na pierwszy rzut oka.

Pojedynczy segregator nie stanowi dużego obciążenia, ale kilkanaście lub kilkadziesiąt segregatorów ustawionych na jednej półce może już tworzyć znaczną masę. Podobnie jest z pudłami wypełnionymi dokumentacją wieloletnią.

Przed wyborem regału należy sprawdzić przede wszystkim:

dopuszczalne obciążenie jednej półki,

maksymalne obciążenie całego segmentu,

liczbę poziomów składowania,

sposób rozmieszczenia dokumentów,

przewidywaną masę dokumentacji.

Nie warto dobierać konstrukcji dokładnie „na styk”. Jeżeli przewidywane obciążenie półki zbliża się do wartości maksymalnej, rozsądniej pozostawić odpowiedni zapas.

3.Jak rozmieszczać dokumenty na regałach?

Cięższe pudła, księgi i duże zestawy dokumentów warto przechowywać na niższych poziomach.

Takie rozwiązanie:

ułatwia podnoszenie ciężkich materiałów,

ogranicza ryzyko ich upuszczenia,

obniża środek ciężkości regału,

poprawia ergonomię pracy,

ułatwia dostęp do często używanej dokumentacji.

Na wyższych półkach można umieścić lżejsze materiały albo dokumenty wykorzystywane sporadycznie.

4.Jak dobrać głębokość półek do segregatorów i pudeł?

Jednym z najczęściej pomijanych parametrów regału archiwalnego jest głębokość półki.

Półka powinna odpowiadać wymiarom przechowywanych:

segregatorów,

pudeł archiwizacyjnych,

teczek,

kartotek,

ksiąg.

Zbyt płytka półka powoduje wystawanie dokumentów poza obrys regału. Z kolei zbyt głęboka niepotrzebnie ogranicza szerokość przejścia i może utrudniać dostęp do materiałów.

Przed zamówieniem regałów najlepiej zmierzyć rzeczywiste segregatory i pudła, które będą przechowywane w archiwum.

5.Jak obliczyć, ile regałów potrzeba do archiwum?

To jeden z elementów, który warto policzyć jeszcze przed wyborem konkretnego modelu regału.

Najlepiej zacząć od określenia:

liczby segregatorów,

liczby pudeł archiwizacyjnych,

długości dokumentacji w metrach bieżących,

liczby dokumentów przybywających rocznie,

przewidywanego okresu przechowywania dokumentacji.

Nie warto projektować archiwum wyłącznie pod aktualny stan dokumentów.

Jeżeli dokumentacji regularnie przybywa, trzeba przewidzieć rezerwę pojemności na kolejne lata. W przeciwnym razie już po krótkim czasie może pojawić się konieczność dokładania przypadkowych regałów lub reorganizacji całej przestrzeni.

6.Regały skręcane czy zaczepowe do archiwum?

Do archiwizacji dokumentów można zastosować zarówno regały skręcane, jak i konstrukcje zaczepowe.

Regały skręcane

Regały skręcane, nazywane również śrubowymi, sprawdzają się szczególnie tam, gdzie układ półek i całej zabudowy nie będzie często zmieniany.

Ich konstrukcja jest prosta i może być dobrym rozwiązaniem dla stałych ciągów archiwalnych.

Zobacz: regały skręcane metalowe.

Regały zaczepowe

Regały zaczepowe umożliwiają szybszą zmianę wysokości półek oraz łatwiejszą rozbudowę systemu.

To praktyczne rozwiązanie, jeśli wraz z upływem czasu zmienia się rodzaj dokumentacji, liczba pudeł lub wymagany rozstaw półek.

Zobacz: regały modułowe i bezśrubowe.

7.Stabilność regałów – kiedy potrzebne jest dodatkowe zabezpieczenie?

Nie każdy regał wymaga identycznego sposobu mocowania.

Na stabilność wpływają między innymi:

wysokość regału,

jego głębokość,

szerokość,

rozkład obciążenia,

rodzaj podłoża,

sposób ustawienia regałów,

połączenie segmentów w ciąg,

zalecenia producenta.

Szczególnej uwagi wymagają regały wysokie, wąskie albo ustawione na nierównym podłożu.

W zależności od konstrukcji producent może przewidzieć kotwienie, łączenie segmentów lub inne elementy stabilizujące. Dlatego sposób montażu powinien wynikać z dokumentacji konkretnego systemu.

8.Nośność półek to nie wszystko – sprawdź również podłoże

Przy dużych archiwach trzeba patrzeć nie tylko na nośność pojedynczego regału.

Znaczenie ma również łączna masa całego ciągu regałowego wraz z dokumentami.

Należy zwrócić uwagę na:

stan posadzki,

równość podłoża,

sposób przenoszenia obciążenia,

zagęszczenie regałów,

dopuszczalne obciążenie stropu, jeżeli archiwum znajduje się na wyższej kondygnacji.

W przypadku dużych archiwów lub ciężkiej dokumentacji warunki konstrukcyjne budynku mogą wymagać osobnej oceny technicznej.

9.Jak szerokie powinny być przejścia między regałami?

Projektując archiwum, łatwo popełnić błąd polegający na maksymalnym zagęszczeniu regałów kosztem wygody pracy.

Przejście powinno umożliwiać:

swobodne podejście do regału,

wyjęcie segregatora lub pudła,

przenoszenie dokumentacji,

bezpieczne korzystanie z drabiny lub podestu,

użycie wózka, jeśli jest wykorzystywany.

Nie ma jednej szerokości odpowiedniej dla każdego archiwum. Powinna ona wynikać ze sposobu użytkowania pomieszczenia i stosowanego wyposażenia.

10.Jak bezpiecznie korzystać z najwyższych półek?

Pracownik nie powinien wykorzystywać konstrukcji regału jako drabiny.

Jeżeli dokumenty znajdują się powyżej wygodnego zasięgu, należy zapewnić odpowiedni sprzęt pomocniczy, np. stabilną drabinę lub podest przeznaczony do wykonywanej pracy.

Najczęściej wykorzystywane dokumenty najlepiej przechowywać na wysokości umożliwiającej dostęp bez dodatkowego wyposażenia.

11.Regały ocynkowane czy malowane?

Wybór sposobu wykończenia konstrukcji zależy przede wszystkim od warunków panujących w pomieszczeniu.

Regały ocynkowane

Ocynk zabezpiecza powierzchnię stalową przed korozją i jest często stosowany w magazynach oraz archiwach.

Zobacz: regały ocynkowane.

Regały malowane proszkowo

Malowanie proszkowe daje trwałe i estetyczne wykończenie, dlatego takie konstrukcje mogą dobrze sprawdzać się w archiwach podręcznych oraz pomieszczeniach połączonych z częścią biurową.

Trzeba jednak pamiętać, że sposób zabezpieczenia samego regału nie zastępuje odpowiednich warunków przechowywania dokumentów w pomieszczeniu.

12.Kontrola stanu technicznego regałów

Regały powinny być okresowo kontrolowane podczas użytkowania.

Warto zwracać uwagę na:

odkształcenia słupów,

ugięcia półek,

uszkodzenia połączeń,

poluzowane elementy,

ślady korozji,

przechylenie konstrukcji,

uszkodzenia powstałe podczas przesuwania lub uderzenia.

Jeżeli pojawią się widoczne uszkodzenia, dalsze użytkowanie powinno być poprzedzone oceną ich znaczenia.

Norma PN-EN 15635:2010 zawiera wytyczne dotyczące eksploatacji i utrzymania stalowych systemów składowania, ale jej zakres nie powinien być bezrefleksyjnie przenoszony na każdy typ lekkiego regału archiwalnego.

13.Oznaczenie dopuszczalnego obciążenia

W archiwum powinno być jasne, jakie obciążenie może przenieść dany regał.

W praktyce warto udostępnić użytkownikom informacje dotyczące:

nośności półki,

dopuszczalnego obciążenia całego segmentu,

zasad prawidłowego rozmieszczania dokumentów.

Jest to szczególnie istotne w archiwach, w których dokumenty są regularnie dokładane przez wielu pracowników.

14.Najczęstsze błędy przy organizacji archiwum

Najczęściej spotykane problemy to:

wybór regału bez sprawdzenia nośności,

przechowywanie ciężkich pudeł na najwyższych półkach,

zbyt wąskie przejścia,

niedopasowanie głębokości półek,

brak miejsca na przyszły przyrost dokumentacji,

ustawienie wysokiego regału na nierównym podłożu,

przeciążanie pojedynczych półek,

korzystanie z uszkodzonej konstrukcji,

wspinanie się po regałach.

Większości tych błędów można uniknąć już na etapie planowania.

15.Co sprawdzić przed zamówieniem regałów do archiwum?

Na podstawie tych danych można znacznie dokładniej dobrać regały archiwalne do konkretnego pomieszczenia.

Regały archiwalne – zobacz ofertę AWIZ.

16.Regały do archiwum – podsumowanie

Bezpieczne archiwum to nie tylko regały o odpowiedniej nośności.

Trzeba uwzględnić cały układ: rodzaj dokumentacji, wymiary półek, masę przechowywanych materiałów, stabilność konstrukcji, szerokość przejść, warunki podłoża oraz przyszły przyrost dokumentów.

Dobrze zaplanowany system regałów pozwala jednocześnie:

zwiększyć pojemność archiwum,

poprawić ergonomię pracy,

ograniczyć ryzyko przeciążenia konstrukcji,

ułatwić dostęp do dokumentacji,

pozostawić możliwość późniejszej rozbudowy.

Potrzebujesz pomocy w doborze regałów do archiwum?

AWIZ pomaga dobrać wymiary, liczbę półek, nośność oraz konfigurację metalowych regałów półkowych do rodzaju dokumentacji i dostępnej przestrzeni.